Заявителям не обязательно лично обращаться в государственные архивы за получением архивных справок, архивных копий и выписок из архивных документов, они могут подать заявление о предоставлении услуги в МФЦ по месту их нахождения.

Для предоставления государственной услуги заявитель должен представить следующие документы:

паспорт (заявителя или доверенного лица) или иной документ, удостоверяющий личность;

запрос (обращение) для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам государственных архивов Республики Мордовия;

квитанция об оплате архивной справки, архивной копии, архивной выписки (если архивная справка, архивная копия или архивная выписка относится к категории платных);

доверенность (представляется доверенным лицом).

Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, являются:

отсутствие у заявителя, запрашивающего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;

предоставление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов;

непредставление заявителем всех необходимых документов.

Ответ из государственного архива Республики Мордовия будет направлен по почтовому адресу заявителя или его можно получить при личном обращении в архив.

Срок исполнения запросов заявителей государственными архивами составляет 30 дней с момента поступления запроса в архив.

Основанием для приостановления предоставления государственной услуги является неполнота сведений, необходимых для исполнения запроса.

По запросам, поступившим в государственные архивы Республики Мордовия, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 7 календарных дней с момента их регистрации гражданам направляется ответ с просьбой  об указании иных данных, необходимых для исполнения запроса.

Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является отсутствие, утрата или неисправимое повреждение документов, необходимых для исполнения запроса.